Skrócenie czasu procedur — od skierowania na terapię do podania pierwszej frakcji
Rozwiązania z zakresu radioterapii onkologicznej
Doświadczenia użytkowników
Ośrodek South West Wales Cancer Centre przechodzi transformację sposobu pracy oddziału radioterapii
Ośrodek South West Wales Cancer Centre (SWWCC, Swansea Bay University Health Board, Wielka Brytania) współpracuje z firmą Philips w celu opracowania rozwiązań, które zaradzą nadmiernemu skomplikowaniu i złożoności procedur związanych z radioterapią w celu stworzenia strategii umożliwiających uproszczenie i przyspieszenie procesów od momentu skierowania pacjenta na terapię do jej rozpoczęcia. Ośrodek SWWCC jest jedną z pierwszych placówek partnerskich, w których wdrożono system IntelliSpace Radiation Oncology firmy Philips oraz powiązane rozwiązania w zakresie zarządzania.
„Ryzyko nawrotu lokalnego rośnie
w miarę wydłużania się czasu oczekiwania na radioterapię, co przekłada się na spadek przeżywalności w niektórych sytuacjach klinicznych”
Dr Russell Banner
Dr Russell Banner jest onkologiem klinicznym pracującym jako konsultant w ośrodku South West Wales Cancer Centre od 2013 r. Specjalizuje się on w guzach zlokalizowanych w obrębie głowy i szyi oraz w nowotworach złośliwych narządów rodnych i skóry. Dr Banner pełni rolę aktywnego badacza w kilku badaniach klinicznych poświęconych radioterapii prowadzonych w całej Wielkiej Brytanii, a jako kierownik zespołu radioterapeutów szczególnie interesuje się podnoszeniem jakości radioterapii.
Fakty dotyczące ośrodka SWWCC:
Złożoność procedur radioterapii
Personel zatrudniony na oddziałach radioterapii na całym świecie doskonale zna niezbędne, lecz jakże żmudne, nieskoordynowane i pracochłonne procedury towarzyszące drodze, jaką pacjent musi przebyć od momentu skierowania na radioterapię do podania pierwszej frakcji. Proces zachodzący od symulacji do utworzenia ostatecznej wersji planu nadal odbywa się w dużej mierze ręcznie i towarzyszą mu częste zmiany personelu, oczekiwanie oraz opóźnienia w wymianie danych pomiędzy systemami. Droga ta wymaga setek kliknięć, logowań i wylogowań do i z różnych systemów informacyjnych, a cechuje ją nadmierne przekonanie o tym, że w celu zapewnienia jakości i prawidłowości na każdym etapie wymagana jest ludzka interakcja i komunikacja. Ośrodek SWWCC stara się znaleźć sposób na uproszczenie tego procesu. Ośrodek ten współpracuje z firmą Philips (patrz pasek boczny) i bierze udział w procesie rozwoju zarówno rozwiązania do zarządzania pacjentami IntelliSpace Radiation Oncology firmy Philips (patrz pasek boczny), jak i powiązanych usług wchodzących w skład rozwiązania Radiation Oncology Practice Management firmy Philips.
Na czym polega rozwiązanie IntelliSpace Radiation Oncology?
IntelliSpace Radiation Oncology jest inteligentnym rozwiązaniem do zarządzania pacjentami, które ma na celu skrócenie czasu, jaki upływa od skierowania pacjenta na terapię do jej rozpoczęcia. Dzięki schematom leczenia i opieki opartym na protokołach można usprawnić procedury radioterapii, zwiększyć produktywność oddziału oraz osiągnąć doskonałość operacyjną. Założeniem leżącym u podstaw systemu IntelliSpace Radiation Oncology jest rozpoczęcie procedury od określenia przez lekarza celu terapeutycznego dla pacjenta. Ten krok decyduje o wielu kolejnych etapach procedury. Rozwiązanie firmy Philips współpracuje z systemami różnych dostawców, dzięki czemu personel oddziału może je połączyć z wieloma już posiadanymi rozwiązaniami innych firm, takimi jak system planowania leczenia lub narzędzie do konturowania.
Radiation Oncology Practice Management jest rozwiązaniem bazującym na partnerstwie, w ramach którego ośrodek zyskuje dostęp do elastycznego pakietu usług, narzędzi i wsparcia technicznego, pomocnych w realizowaniu pełnego potencjału zasobów i świadczeniu efektywnej opieki opartej na potrzebach pacjenta. Firma Philips współpracuje z każdym ośrodkiem w celu dostosowania systemu IntelliSpace Radiation Oncology do wymagań i procedur obowiązujących na danym oddziale oraz zapewnia odpowiednio spersonalizowane szkolenia gwarantujące biegłość personelu w obsłudze systemu.
Pacjenci również chcieliby skrócenia czasu oczekiwania”
Skrócenie czasu oczekiwania na radioterapię ma istotne znaczenie
Cytując dr. Bannera, „Skrócenie czasu oczekiwania pacjenta na podanie pierwszej frakcji ma istotne znaczenie […] Negatywne skutki kliniczne późno podjętego leczenia nie są już tylko teorią, dzisiaj dysponujemy już odpowiednimi dowodami. Ryzyko nawrotu lokalnego rośnie w miarę wydłużania się czasu oczekiwania na radioterapię, co przekłada się na spadek przeżywalności w niektórych sytuacjach klinicznych”1–3 „Pacjenci również chcieliby skrócenia czasu oczekiwania”, dodaje dr Banner. „Do sądu w Quebecu wniesiono w imieniu pacjentów pozew zbiorowy, w którym argumentowano, że z powodu zbyt długiego czasu oczekiwania na radioterapię pacjenci ci zostali narażeni na wyższe ryzyko nawrotu lokalnego choroby”4. a opisane usprawnienia chcemy wprowadzić dla wszystkich pacjentów poddawanych radioterapii”.
.
Cytując dr. Bannera: „Gdy rozpoczynałem pracę w 2013 r., najpierw skupiłem się na skróceniu czasu oczekiwania na radioterapię w leczeniu uzupełniającym pacjentów z nowotworami głowy i szyi, tak aby poprawić ich ogólną przeżywalność. Opóźnienia były znacząco za duże, wynosząc średnio 12 tygodni do rozpoczęcia leczenia ze znacznymi wahaniami (patrz rysunek 1) […] Początkowo udało nam się skrócić ten czas przez rozmowy z chirurgami i podkreślanie, jak ważna jest nasza współpraca. Jednak pracowaliśmy również nad rozwiązaniami, które pozwoliłyby skompresować procedury planowania radioterapii. Wdrożyliśmy nowe sposoby pracy, polegające przykładowo na stosowaniu list kontrolnych, wyłączeniu funkcji zatwierdzania planów w systemie MOSAIQ, zmianie formy harmonogramu terapii pacjentów z papierowej na elektroniczną oraz przeniesieniu wszystkich naszych systemów na platformę Citrix w celu ułatwienia dostępu zdalnego. W przypadku wspomnianej niewielkiej grupy pacjentów (około dwóch pacjentów tygodniowo) usprawnienia działają coraz lepiej, dzięki czemu teraz ponad 75% pacjentów rozpoczyna radioterapię w ciągu sześciu tygodni od zabiegu operacyjnego. Nie udało się jednak wyeliminować zmienności,
Rysunek 1. Średni czas od leczenia chirurgicznego do radioterapii według daty zabiegu u pacjentów z lokalnie zaawansowanymi nowotworami złośliwymi szyi i głowy.
Decydujący wpływ utrzymywania zgodności z protokołami
„Oprócz nadmiernie wydłużonych czasów oczekiwania na terapię, wiemy, że na kontrolę lokalną wpływają również odstępstwa od protokołu”5 — zauważa dr Banner. „Wiemy również, że w przypadku badań klinicznych mamy świetne wyniki w zakresie zapewniania jakości radioterapii” — kontynuuje lekarz. „W jaki sposób zatem przenieść ten poziom jakości do naszej codziennej praktyki klinicznej i zapewnić go wszystkim naszym pacjentom? Wiemy, że jakość jest ważna, jednocześnie jednak procedury radioterapii cechują się dużym stopniem złożoności — od skierowania na terapię, przez obrazowanie i rejestrację obrazów, aż do etapu podania pierwszej frakcji […] Przyspieszenie procesów nie jest jedyną ważną kwestią, na której musimy się skupić. Przeprowadzanie ich właściwie, czyli zgodnie z protokołem, jest równie ważne”.
Praca z narzędziami automatyzacji odpowiedzią na problem z dużym obciążeniem pracą
Dr Banner zauważa, ze przy ograniczonych zasobach personelu terapeutycznego (patrz Fakty dotyczące ośrodka SWWCC) oddział radioterapii ośrodka SWWCC mierzy się z podobnymi problemami co inne kliniki onkologiczne w Wielkiej Brytanii. „Ostatnio przeczytałem ciekawy komentarz na moim kanale na Twitterze” — stwierdza lekarz. „Komentujący żalił się, jak wiele haseł i PIN-ów musi pamiętać w codziennej pracy na oddziale onkologicznym w publicznej placówce służby zdrowia w 2019 r. To bardzo frustrujące”.
„Maksymalnie wykorzystujemy nasze zasoby personelu i tak naprawdę potrzebujemy dodatkowych rąk do pracy, szczególnie biorąc pod uwagę rosnącą liczbę pacjentów wymagających terapii” — zauważa lekarz. „Udało nam się już przyspieszyć procedury radioterapii, jednak naszym zdaniem to wciąż za mało. Dysponujemy świetnym zespołem techników radioterapii, fizyków medycznych, dozymetrystów i lekarzy pracujących zespołowo. Wiemy, co chcemy osiągnąć, jednak mamy jedynie ograniczone zasoby. Dostrzegamy szansę znacznego rozwoju dzięki automatyzacji i lepszej współpracy między naszymi systemami”.
Doświadczenia ośrodka SWWCC są lustrzanym odbiciem wielu oddziałów radioterapii w całej Wielkiej Brytanii. Rosnąca liczba i złożoność różnych systemów używanych na oddziałach tylko nasila problemy.
Rysunek 2. Przykład z komentarza na Twitterze, którego autor wymienia aż 16 różnych haseł / PIN-ów do zapamiętania w codziennej pracy na oddziale onkologicznym w 2019 r.
Rysunek 1. Przykład z komentarza na Twitterze, którego autor wymienia aż 16 różnych haseł / PIN-ów do zapamiętania w codziennej pracy na oddziale onkologicznym w 2019 r.
SWWCC jest pierwszą placówką, z którą współpracujemy nad rozwiązaniami IntelliSpace Radiation Oncology i Practice Management
„W naszej praktyce klinicznej na drodze do terapii pojawia się wiele niewiadomych, odpowiedzialność za prowadzenie przypadku wciąż przechodzi z rąk do rąk, a czas oczekiwania się wydłuża. Ma to wpływ na jakość opieki oraz liczbę pacjentów, których możemy obsłużyć” — stwierdza dr Banner. „Wiemy, że wprowadzenie automatyzacji procedur i zoptymalizowanie procesów radioterapii mogłoby pomóc. Dlatego nawiązaliśmy współpracę z firmą Philips”.
„We współpracy z firmą Philips widzimy szansę na wdrożenie automatyzacji na znacznie większą skalę i usprawnienie naszych procedur” — kontynuuje lekarz. „Dzięki procedurom opartym na protokołach automatyzacja pomoże w uzyskiwaniu powtarzalnych rezultatów i poprawie jakości opieki, a zintegrowanie aplikacji ułatwi nam jako personelowi płynne wpasowanie się w procedury i pełnienie swojej roli. Chcemy, aby wszystkie procesy przebiegały sprawniej, co pomoże w skróceniu czasu do podania pierwszej frakcji. Cele te możemy osiągnąć, poprawiając komunikację między zespołami i precyzyjnie przebudowując procedury przy wsparciu specjalistów”.
We współpracy z firmą Philips widzimy szansę na wdrożenie automatyzacji na znacznie większą skalę”
Kluczem do sukcesu jest zrozumienie każdego etapu procedury
„Wybierając strategię opartą na protokołach, wdrożenie rozwiązania, takiego jak IntelliSpace Radiation Oncology, bez zrozumienia każdego elementu procedury nie miałoby sensu” — stwierdza dr Banner. We współpracy z konsultantami z firmy Philips personel ośrodka SWWCC postanowił, aby na początek stworzyć mapę procedury dla radioterapii piersi, organizując w tym celu warsztaty, w których wziął udział cały zespół specjalistów z różnych dziedzin, w tym personel administracyjny, radioterapeuci onkologiczni, fizycy medyczni, dozymetryści oraz technicy radioterapii. Aktualną „ścieżkę do radioterapii piersi” ośrodka SWWCC przedstawia rysunek 4.
W fazie przygotowawczej poprzedzającej wdrożenie faktycznych rozwiązań personel ośrodka SWWCC analizował procedury w celu głębokiego zrozumienia każdego etapu radioterapii — zarówno tych obszarów, w których wydajność jest zadowalająca, jak i tych, gdzie pojawiają się problemy.
„Dowiedzieliśmy się całkiem sporo” — zauważa dr Banner. „Jesteśmy przekonani, że każdy zna swoje zadanie w przebiegu procedur, a mimo to nieustannie sprawdzamy, a następnie jeszcze raz analizujemy, czy wszystko jest na swoim miejscu — kwestie krytyczne kontrolujemy czasem nawet siedem razy. Robimy to ze względów bezpieczeństwa. Tu jednak nasuwa się pytanie, ile faktycznie razy musimy sprawdzać ten sam element procesu?”
Rysunek 3. Warsztaty w ośrodku SWWCC, na których stworzono ścieżkę do radioterapii piersi.
Rysunek 2. Warsztaty w ośrodku SWWCC, na których stworzono ścieżkę do radioterapii piersi.
14-etapowa ścieżka do radioterapii piersi
Rysunek 4. Aktualna ścieżka do radioterapii piersi ośrodka SWWCC.
Oprócz skrócenia czasu do rozpoczęcia leczenia pacjenci uzyskują dodatkową korzyść, gdyż dzięki wsparciu lekarzy nowymi rozwiązaniami każdy pacjent otrzyma opiekę na niezmiennie wysokim poziomie”
Rysunek 5. Czas od skierowania do pierwszej terapii w ośrodku SWWCC.
Skrócenie czasu od momentu skierowania na terapię do podania pierwszej frakcji z 28 dni do 14 dni u pacjentek z rakiem piersi
„Nasza ścieżka do radioterapii piersi składa się z 14 etapów procedury wysokiego poziomu” — zauważa dr Banner. „Nasze wcześniejsze działania lokalne mające na celu optymalizację procedur zaowocowały skróceniem czasu od momentu skierowania na terapię do rozpoczęcia leczenia z 32 dni do 28 dni. Dzięki współpracy z firmą Philips chcemy jeszcze bardziej skrócić czas oczekiwania, schodząc z 28 dni do 22 dni. Właśnie to założenie wdrażamy wraz ze ścieżką do radioterapii piersi właśnie teraz” — stwierdza lekarz. „Wierzymy, że dodatkowe usprawnienia proceduralne i pełna implementacja systemu IntelliSpace Radiation Oncology urzeczywistnią wizję osiągnięcia ostatecznego celu, jakim jest skrócenie czasu od skierowania do podania pierwszej frakcji do zaledwie 14 dni”.
Korzyści zarówno dla personelu medycznego, jak i pacjentów
„Wiemy, że innowacje w zakresie procedur oferowane przez firmę Philips będą bardzo pomocne. Sama automatyzacja dostępna w systemie IntelliSpace Radiation Oncology jest genialnym rozwiązaniem” — zauważa dr Banner. „Jednak sama technologia nie jest odpowiedzią na wszystkie problemy. Na własnym przykładzie widzimy, że włączenie do procesu konsultacji prowadzonych w ramach rozwiązania Practice Management może istotnie przyczynić się do usprawnienia procedur radioterapii i poprawy rezultatów klinicznych. Oprócz skrócenia czasu do rozpoczęcia leczenia pacjenci uzyskują dodatkową korzyść, gdyż dzięki wsparciu lekarzy nowymi rozwiązaniami każdy pacjent otrzyma opiekę na niezmiennie wysokim poziomie. Chcemy tu odtworzyć korzyści, jakie obserwujemy podczas leczenia pacjentów w ramach badań klinicznych, które opierają się na protokołach. Doświadczenie to powinno nam pomóc w spokojnym zaplanowaniu właściwego harmonogramu sesji terapeutycznych pacjentów w odpowiedniej do tego celu przestrzeni elektronicznej. Na koniec, wdrożenie systemu IntelliSpace Radiation Oncology umożliwi nam skuteczne zarządzanie procedurami obowiązującymi na naszym oddziale, dzięki wglądowi w dane jasno informujące o tym, na jakim etapie, nieraz bardzo złożonego leczenia, znajduje się pacjent”.
Literatura
1. Chen Z, King W, Pearcy R, Mackillop WJ. The relationship between waiting time for radiotherapy and clinical outcomes: a systematic review. Radiother Oncol. 2008 Apr;87(1):3–16. 2. Ang KK, Trotti A, Brown BW, et al. Randomized trial addressing risk features and time factors of surgery plus radiotherapy in advanced head-and-neck cancer. Int J Radiat Oncol Biol Phys. 2001 Nov 1;51(3):571–8. 3. Cattaneo R II, Hanna RK, Jacobsen G, Elshaikh MA. Interval between hysterectomy and start of radiation treatment is predictive of recurrence in patients with endometrial carcinoma. Int J Radiat Oncol Biol Phys. 2014 Mar 15;88(4):866–71. 4. Gupta S, King WD, Korzeniowski M, Wallace DL, Mackillop WJ. The effect of waiting times for postoperative radiotherapy on outcomes for women receiving partial mastectomy for breast cancer: a systematic review and meta-analysis. Clin Oncol (R Coll Radiol) 2016 Dec; 28(12):739–749. 5. Wuthrick EJ, Zhang Q et al. 2015. Institutional Clinical Trial Accrual Volume and Survival of Patients With Head and Neck Cancer. Journal of Clinical Oncology 33:156–164.
Wyniki uzyskane w danej placówce mogą nie pokrywać się z wynikami dostępnymi w innych placówkach.
